DMS - Ivy Global

Het is geen geheim dat het zoeken naar de juiste informatie een tijdrovende klus is. Als document controller beheer je talloze documenten als: handleidingen, rapporten, certificaten, werkinstructies, etc. De manier om het overzicht te bewaren, is door het gebruik van een documentmanagementsysteem (DMS). Het implementeren van een DMS is vaak een arbeidsintensievere klus dan je vooraf verwacht. Ivy Global kan je uitstekend helpen, kijk ook eens bij onze dienst documentenbeheer. Wij helpen je een goede basis te creëren voor de keuze en start met een DMS.

Automatiseren DMS

Niet ieder documentmanagementsysteem past bij elk bedrijf. Daarom is het belangrijk om eerst grondig uit te zoeken welk systeem voor jouw bedrijf werkt. Wij zijn bekend met de industrie en kunnen ons goed verplaatsen in jouw als gebruiker. Samen maken we een goede onderbouwde keuze. Het zou zonde zijn als achteraf blijkt dat een gekocht pakket niet aansluit bij jouw behoeften. Na het maken van die keuze gaan onze studenten aan de slag met het nauwkeurig overzetten van alle documenten.

1. Pakket selectie

Inventariseren functionele en technische eisen
Maken van longlist & shortlist
Plan maken voor implementatie

2. Implementatie

(geautomatiseerde) Implementatie van alle documentatie, incl. benodigde meta-data
Opstellen gebruikersinstructie

3. Op orde houden

Inzet van Ivy studenten als document controller
Op één plek uitgeven van tekeningen
Document Management Systeem (Meridian, Sharepoint, etc.)

Daar komt ook de meerwaarde van Ivy om de hoek kijken: het ontwikkelen van een zoveel mogelijk geautomatiseerde DMS-inrichting. Stel dat er 300.000 bestanden omgezet moeten worden, dan is het enorme klus om te bepalen onder welke categorie elk document hoort. Onze studenten zijn heel handig in het gebruik van bijvoorbeeld programmeertaal Python om een script te schrijven. Dat script kan vervolgens automatisch de juiste tag of code uit het document kan halen. Het is nooit mogelijk om alles te automatiseren, maar dankzij goede scripts kan het werk met 60% tot 70% worden verminderd. Dit maakt dat het project een stuk korter duurt en ook een stuk minder kost. Bovendien zijn deze scripts vaak goed te gebruiken door jou nadat Ivy klaar is met het project.

Lees hier hoe wij Rubis Terminal hielpen aan een nieuw DMS

‘Zowel selectie als implementatie van meer dan 10.000 documenten incl. meta-data’

Lees meer over deze case

Als het DMS ingericht is, maakt Ivy een gebruikersinstructie. Daardoor weet iedereen in jouw bedrijf die met het DMS moet werken direct hoe er mee om te gaan. Daarbij brengen we een advies uit over het gebruik en het beheer van het DMS.

Waarom je voor een DMS bij ons moet zijn

	Dankzij goede scripts verminderen we het werk met 60% tot 70%
	Houd budget over door het handmatige werk aan studenten over te laten
	We kennen de systemen en weten wat werkt

Wat levert een DMS op?

Daarnaast kan een DMS je helpen bij het organiseren van verschillende processen. Bijvoorbeeld bij een project kunnen bepaalde stappen worden vastgelegd in een workflow. Daarnaast biedt DMS de mogelijkheid om governance processen goed te ondersteunen, waardoor er minder kans is om fouten te maken. Een goed ingericht DMS zorgt voor rust binnen je organisatie. Zo kan je snel de juiste documentatie vinden om je inspecties uit te voeren. En ben je goed voorbereid op vragen vanuit een audit om aan te tonen of de documentatie aanwezig is.

Neem contact met ons op

Laat ons je helpen om meer uit je DMS te halen. Heb je interesse of zit je met een andere vraag over wat wij voor je kunnen betekenen op het gebied van documentmanagementsystemen? Neem dan contact met ons op. Ook voor vragen over andere diensten kun je altijd bij ons terecht.

Ik wil ook een goed DMS